God kommunikation

24 januari 2019

Hej, i modul fyra i Dynamic Management får du lära dig mer om kommunikation och hur du kan utvecklas i din kommunikation med andra. 80 % av din tid handlar om kommunikation och kanske ditt viktigaste instrument att behärska som ledare.  Att kunna formulera sig via tal och skrivt är fundementalt, men det är också ditt kroppspråk, rykte och trovärdighet. God kommunikation börjar alltid med oss själva, vårt mående och trivsel med helheten i livet. På bilden ser du min yngsta bror Johan, hans fru Rebecca och deras två äldsta barn Adrian och Elsie. Kommunikation börjar inifrån och hemifrån och inte med en uppkopplad smartphone och sociala medier.

Trots att vi i vår tid har de bästa tekniska och kunskapsmässiga förutsättningarna för att kunna kommunicera, så är just bristande kommunikation ofta en anledning till dåligt ledarskap. God kommunikation däremot, är en avgörande framgångsfaktor som påverkar både enskilda och hela organisationen. 

God kommunikation skapar kraft och riktning
Som en röd tråd genom ditt ledarskapsprogram Dynamic Management™ löper att det handlar om att som ledare skapa kraft och riktning mot det mål som är uppsatt. 

I tidigare moduler arbetar du med beteendemönster, självkännedom, styrkor och potential. Du läser om hur du i praktiken kan omsätta dynamiskt ledarskap i aktion, utifrån ditt självledarskap och andra grundläggande ledarskapsfunktioner. Du gör detsamma då det gäller teamledarskap - att bygga, leda och utveckla dynamiska team. Fokus nu är hur du och ditt ledarskap ska kunna nå sin fulla potential genom en medveten och aktiv kommunikation. Kommunikation är en grundläggande förutsättning för att kunna omsätta allt ledarskap i praktiken men det är också en möjlighet, en sista växel att lägga i, för att få ut full effekt och kraft. Kunskap, övning och reflektion kring vad som kännetecknar bra kommunikation ger dig denna växel i ditt ledarskap. 

Modul 4 om kommunikation är uppbyggd i fem delar:
Del 1: Om kommunikation generellt och viktiga aspekter
Del 2: Det dynamiska språket - återkopplar till hjärnans språk och vikten av den positiva vägen
Del 3: Lyfter fram kommunikation i olika ledarskapssituationer 
Del 4: Belyser kommunikation utifrån beteendemönster och lyssnade 
Del 5: Beskriver en modell (Johari-fönstret) för öppnade kommunikation

God kommunikation är samskapande
Communicare – att ta hand om något tillsammans. Ordet kommunikation härstammar från latinska Communicare. Innebörden är att ta hand om något och att göra det tillsammans. Här sätts fokus på att kommunikation är något som involverar två eller flera i ett speciellt syfte. Ett annat försök vi kan göra för att beskriva kommunikation kan vara:  ”En process av utbyte av tankar, känslor, värderingar och erfarenheter – i syfte att skapa mening och nå ömsesidig förståelse”

Den här definitionen hjälper oss att se kommunikation som en process. Den identifierar också olika vitala element som alltid är närvarande i kommunikation – tankar, känslor, värderingar och erfarenheter. Till sist sätter den fokus på att kommunikation innebär att tillsammans skapa mening och gemensam förståelse. 

God kommunikation är en förutsättning för att göra något tillsammans.
Att förstå kommunikation som gemensamt meningsskapande innehåller en kraftskapande dimension i form av att mening ger motivation och engagemang. Därför är kommunikation så centralt i ledarskap. Inte minst då en ledare, som vi inledningsvis lyfte fram, spenderar ca 80% av sin tid på just kommunikation. 

Det dynamiska och uppskattande språket skapar kraft och riktning
Kommunikation spelar en avgörande skillnad i ledarskap beroende på hur ord och språk används. Den röda tråden i ditt Dynamic Management™ program är att utveckla ditt ledarskap så att det kan skapa mer kraft och tydligare riktning. Vi vill därför lyfta fram några faktorer som påverkar och kännetecknar det vi kan kalla ett dynamiskt eller uppskattande språk.   

Hjärnan söker blixtsnabbt av hot 
Vår hjärna är i grund och botten utvecklad för överlevnad. Här finns två grundläggande funktioner, att upptäcka hot och att se möjligheter. I kommunikation är den delen av hjärnan som söker av hot ständigt påkopplad. Upptäcker den något, signalerar den omedelbart. Ofta sker det blixtsnabbt och omedvetet, d.v.s. innan du hinner tänka. Det kan röra sig om att hjärnan upptäcker en bil i snabb hastighet när du går över ett övergångsställe. Då det gäller olika ledarskapssituationer är det möjliga hotet kanske inte direkt livsfarligt, men det finns hotfulla situationer. Exempelvis rädsla att misslyckas, att bli kritiserad, att tappa ansiktet eller att förlora sitt jobb. 

Det som är viktigt att förstå utifrån hjärnans hotsökande är att denna funktion har förtur framför de delar som ser möjligheter. När hjärnan uppfattar ett hot begränsas också vårt seende till det som är viktigt för att undgå hotet. Vi får ett tunnelseende. Kroppens kraft koncentreras till viktiga fysiska funktioner, som att fly eller ta strid. Detta är något som kan märkas i hotfull kommunikation, i form av passivitet eller aggressivitet. I kommunikation är det därför viktigt att vara medveten om eventuella hotsignaler och att försöka minimera dessa. 

Hjärnans arbetsminne behöver tid
Forskare har undersökt hur mycket information hjärnan kan ta in och bearbeta. Det rör sig om mycket stora mängder. Det intressanta är förhållandet mellan hur mycket information hjärnan kan ta in i förhållande till hur mycket den kan bearbeta. Då det gäller informationen från våra fem sinnesintryck (syn, hörsel, lukt, smak och känslor) kan hjärnan ta in ca 11 000 000 bits per sekund (bits är en term för informationsmängd) medan den endast kan bearbeta ca 40 bits per sekund. En extrem stor skillnad alltså.

Om vi relaterar detta till kommunikation innebär det att hjärnan ”arbetsminne” varje sekund behöver selektera de 40 viktigaste sinnesintrycken av 11 miljoner. För att vår kommunikation ska kunna vara optimal behöver vi därför vara medvetna om detta och betydelsen av hur snabbt vi pratar, vilka ord vi använder, våra meningars längd, vårt budskaps struktur, vårt val av kommunikationskanal eller vikten av att välja en icke störande miljö. Hjärnan behöver helt enkelt tid för att förstå. 

Hjärnan effektiviserar genom tidigare minnen
Vår hjärna har en fantastisk förmåga att lagra minnen och tidigare erfarenheter. Detta är en värdefull förmåga som hjälper oss att effektivare och snabbare tolka och bearbeta de intryck vi får från våra sinnen. Känner den igen ett intryck kopplat till ett tidigare minne behöver den inte lägga samma kraft på tolkningen som om det hade rört sig om en helt ny situation. Den kan istället prioritera och tolka andra intryck. 

För att koppla detta till kommunikation har igenkänning stor betydelse. Om mottagaren av vårt budskap kan känna igen sig underlättar detta kommunikationen och tolkningen av vårt ”nya” budskap. Det finns också en baksidan av hjärnans effektivisering, då den kan tolka det som kommuniceras på sitt egna sätt baserat på tidigare minnen. Detta är anledningen till att personer kan tolka exakt samma information på helt olika sätt. Detta sätter fingret på vikten av att söka bekräftelse på hur ett budskap uppfattats, för att undvika olika tolkningar. 

Börja med framtiden
Att tala om framtiden skapar mening och motivation. Det påverkar också vår hjärna då dess specifika funktion för att se och söka möjligheter, kopplas in. Detta förutsätter att vi kommunicerar framtiden som positiv, annars kan tolkningen bli hotfull. När vi vill kommunicera något har det alltså betydelse att vi börjar med framtiden i åtanke. Hur den kan se ut och vad som kännetecknar den. Som ledare är det därför viktigt att så ofta som möjligt kommunicera verksamhetens vision och hur framgången kan se ut när målen har nåtts. Hjärnan ser då nya möjligheter. 

Uppskattning som drivmedel
Det räcker att gå till oss själva för att inse den kraft och motivation vi känner när någon ger oss uppskattning. Det få en helt annan effekt, både i vår hjärna och vår kropp, än om någon kritiserar oss eller pekar på något man inte uppskattar. Uppskattning kan ges i stort som smått, men ytterst har det att göra med att välja en uppskattande attityd. Att låta det bli en del av din identitet som ledare. Då det gäller uppskattning är det bättre att ge för mycket än för lite. Uppskattningen behöver vara kontinuerlig, ärlig och så konkret som möjligt för att kunna vara en dynamisk och positiv kraft. 

Uppskattning, känslan av framsteg och framgång gör stor skillnad.
På samma sätt som att tala positivt om framtiden och att ge uppskattning , så har det en stor inverkan om vår kommunikation utgår från det som fungerar och de framsteg som görs. När du som ledare ger feedback har det en avgörande effekt om du börjar med gjorda, framsteg, det positiva och det som fungerar. Att få bekräftelse på framsteg skapar kraft och vilja till mer utveckling. Att fokusera på det som fungerar hänger nära ihop med talanger och styrkor. Här ligger den största potentialen till utveckling vilket i sin tur skapar ökad känsla av framsteg. 

Tillit och goda relationer
Att skapa och vårda goda relationer har en stor påverkan på hur din kommunikation kan utvecklas till att bli dynamisk och kraftskapande. I flera fall kan just dålig kommunikation spåras tillbaka till relationella förutsättningar. Föreställ dig följande enkla tankeexperiment. Tänk dig att du har lagt ner ett mycket stort engagemang och arbete i att skriva en rapport till någon – och att personen du skickat rapporten till skriver ett meddelande sent på dagen ”Jag skulle vilja prata med dig om din rapport”. Har du en dålig grundrelation slår hjärnans hotsystem direkt på, vilket dramatiskt kan påverka kommande dialog. Har du en bra grundrelation kan du se fram mot mötet med helt andra förutsättningar. 

På samma sätt är tillit i en relation en viktig förutsättning för bra kommunikation. Att veta att mottagaren vill dig väl och inte använder informationen mot dig eller vill skada dig skapar trygghet. Därför är det viktigt att dina medarbetare känner tillit till dig som ledare, för att du ska kunna skapa en dynamisk och bra kommunikation. 

I ditt ledarskap finns ett antal relationer med nära och kära, dina kollegor, personal, kunder och marknad du skall kommunicera med. Vilka områden är din största utmaning just nu? Vilka styrkor i kommunikationen kan du utveckla? Vilka utmaningar ser du som viktigast att lösa som bottnar i din kommunikation?

Jag hjälper dig att utvecklas som kommunikatör. Vill du veta mer, kontakta mig så möts vi för att samtala om hur vi kan utveckla din kommunikation. Med vänlig hälsning Anders Ahlenius